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嘉兴学院红船精神研究中心办公管理制度
2015-10-19 08:40   审核人:

为了加强中心办公秩序管理,明确内部管理职责,使内务管理工作更加制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

一、办公室职责范围

() 办公室管理人员直接受中心主任(执行主任)领导,在中心主任(执行主任)的领导下主持开展办公室的各项工作。

() 负责中心相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

() 负责中心文书档案管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、安全管理、考勤管理、卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

() 协调各所()门之间的行政关系,为各所()工作开展提供相应的服务。

() 负责中心对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和中心的各项文化宣传报道等工作。

() 收集各所()反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

() 做好保密工作,要做好中心的文件、文书、科研资料、科研成果、人员信息等资料的保管工作,不要轻易公布。如需公布,需办理请示手续。涉及人员信息的还需征求本人同意。

(八)协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作。

二、办公室事务管理

(一)文件管理制度

1. 管理要点

(1) 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

(2) 文件管理的范围包括:上级下发文件、中心各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件等。

(3) 制度类文件按照中心文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明中心全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

(4) 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

2. 制度规范

(1) 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅、销毁等由办公室人员负责执行。

(2) 中心对内公开文件由办公室负责起草和审核,中心主任(执行主任)签发。

(3) 凡寄至中心的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

(4) 机密文件由办公室主任保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理、存档备案,根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁。

(5) 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

3. 文件管理流程设

(1) 内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

(2) 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

(3) 借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

1. 管理要点

(1) 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证中心内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

(2) 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、会议纪要、总结汇编)、学校及中心办公室发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关中心的重大事项文书资料。

(3) 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

(4) 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

2. 制度规范

(1) 根据中心实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书。

(2) 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

(3) 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁。

(4) 办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

(5) 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

3. 流程设计

起草文书→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

1. 档案管理员配备和职责

(1) 中心办公室主任主管档案工作,由科研秘书担任兼职档案员。

(2) 中心档案员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备一定的档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

(3) 中心档案员负责中心档案的收集、整理、保管、组织鉴定、统计和移交等工作。

2. 档案管理的范围

(1) 科研人员档案,如研究人员学历证书,职称证书,聘任合同书,出国学术交流证明等;

(2) 科研项目档案,如项目(课题)申报书,立项通知书、委托研究合同书等;

(3) 科研成果档案,如研究成果正本,奖励证书、报刊报道等;

(4) 学术会议档案,如会议通知,会议登记册、会议论文,会议纪要等;

(5) 科研经费档案,如各项经费拨入和支出账册等;

(6) 工作报告档案,包括各类工作报告,学术委员会会议纪要及决议文本,中心大事记等;

(7) 其他档案。

3. 档案管理的要求

(1) 档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理、组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后存放档案室。

(2) 中心研究人员应加强档案管理意识,负责收集、整理自己承担的在档案收集范围内的档案资料,按时提交档案管理人员。材料不全的,相关经费不予报销,相关成果暂时不予计分。

(3) 中心科研类档案应在项目完成后两个月内归档,其他档案应在次学年寒假前归档。归档的文件材料必须符合有关规范和标准的要求,一般在次年六月底前移交到学校档案馆。

(4) 档案室要遵循便于保管和利用的原则,对所藏档案进行分类、编号和排列,建立档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库,编制必要的检索工具,科学、

() 办公用品管理制度

1. 管理要点

(1) 为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

(2) 办公用品管理人员负责办公用品的领取、处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

(3) 办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。

(4) 办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

2. 制度规范

(1) 中心办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

(2) 办公用品购置应遵循以下程序:每学期开学初办公室根据各所()的需求计划,做出采购计划,经中心主任(执行主任)批准,方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须批准中心主任(执行主任)

(3) 根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

(4) 中心工作人员申领的办公用品需填表登记,任何人未经允许不得私自挪用办公用品。

3. 管理流程设计

编制《需求计划表》 → 审批 → 采购 →入库登记→发放→出库登记→年末清算汇总

() 会议管理制度

1. 管理要点

(1) 为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。

(2) 根据中心实际及具体的情况,确定会议召开的必要性,清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。

(3) 按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。

2. 制度规范

(1) 收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

(2) 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,办公室负责做好相应的会议记录,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。

(3) 办公室按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

(4) 会议记录涉及机密的为中心的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

3. 管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理

() 考勤管理制度

1. 管理要点

为了加强人事管理,严明纪律,结合中心实际情况,特制定本制度。

2. 制度规范

(1)中心教职工因病、因事需要离开工作岗位和离开嘉兴,必须履行请假手续。(2)中心教职工都必须自觉遵守劳动纪律,实行坐班制的中心办公室管理人员,要按时上、下班,不迟到,不早退,工作时间要认真勤奋地工作,不能擅自离岗、串岗和干私活。非坐班制的研究人员也要保证每天至少有8小时工作时间用于科学研究。

(3)中心教职工上课、开会、政治学习、教研活动及集体活动的出勤,未经请假或请假未批准,不参加上述活动者,作为旷工处理。

(4) 中心教职工根据医务部门的证明,经审批后可以请病假;在外地以函电请假只限于急、重病,请假时间限7天以内(病情确实严重者除外),回校后还应补办请假手续。

(5) 中心教职工在国家规定的各种假期以外,确需占用工作时间办理私事的,可以请事假,但应从严掌握,一学期一般不能超过10天。

(6) 中心教职工因私出国(境)申请事假,由学校根据需要予以审批。去港澳台,最长不超过3个月;出国不超过半年。出国时如因故确需续假,应办理续假手续,一般不超过一个月。

(7) 假期时间自离岗之日起算起。除事假外,其余假期均包括公休假日和法定假日。

(8)中心办公室主任主管考勤工作,由科研秘书负责具体考勤工作。中心当月考勤记录(包括病、事假单)由部门领导签字后,于下月3日前报送人事处。

3. 管理流程设计

(1)中心教职工请假,均应按程序办理请假手续,事先递交请假报告,办理请假审批手续,经批准后才有效,并交待工作后方可离开工作岗位。

(2)假期结束后,应立即销假。请假期满因故不能上班者,要事先续假,并提供正当理由的证明,续假未批准而不返校上班者,按旷工处理。

(3)中心教职工请假,一周以内,由中心执行主任审批;一周以上两周以内,中心执行主任签署意见后,报人事处审批;两周以上,由中心执行主任和人事处签署意见后,报分管人事的校领导审批。

(4) 中心教职工产假、哺乳假、妊娠假及其它计划生育假由中心执行主任签署意见,学校计生办审核后,报人事处审批。

(5)因私出国(境)事假和探亲假由中心、外事处、人事处和保卫处签署意见后,报校领导批准。

(6)凡属下列情况之一者,按旷工处理:

未经请假或请假未获批准而擅自离开工作岗位者。

以请假为由,实际从事第二职业者。

请假期已满,不办理续假或续假未获批准而逾期未归者。

不服从组织分配工作,又没有特殊情况,不到职者。

申请调动或辞职,未经批准并办妥手续而擅自离职者。

(7)本考勤制度与上级文件相抵触的,以上级文件为准。

() 安全卫生管理制度

1. 管理要点

(1) 为了营造一个良好的工作环境,树立中心形象,保证安全卫生管理工作顺利进行。

(2) 按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。

(3) 中心所有工作人员都是安全卫生管理责任人,办公室管理人员则是第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

2. 制度规范

(1) 清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

(2) 中心各所()工作人员要注意用电安全,人员离开办公室,一定要关好门窗。

(3) 清洁卫生实行卫生责任制,中心公共区域由后勤公司举指派保洁人员负责,办公室内则由中心工作人员自己负责清洁卫生,办公室负责卫生检查督促工作。

() 日常事务管理

1. 接待管理

(1) 来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护中心的良好形象,对接待工作做具体的要求。

(2) 以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。

(3) 接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。

2. 报刊收发整理

(1) 办公室管理人员按照中心实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续。

(2) 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在图书资料室,报纸、刊物中心成员可随意阅览,但不得带出中心或随意撕剪,阅毕放回原位。

(3) 流程设计:收发报刊→整理→放置图书资料室→定期清理

3. 文化宣传管理

(1) 办公室负责中心内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责中心外部的宣传维护工作。

(2) 根据需要,办公室及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。

(3) 办公室负责维护中心网站,制作中心简报。

() 报告制度

1、按教育部基地建设要求,每个基地要出一份智库报告。我中心暂定出版《交流互鉴》,以20世纪一二十年代中外思想文化交流互鉴为背景,立足于马克思主义早期传播和中国共产党创建为研究重点,以“信仰和价值观的确立”为主题,深入研究当时先进的中国人是如何确立马克思主义的信仰,马克思主义的信仰如何转化为价值观,信仰和价值观在革命人生道路上的作用。《交流互鉴》暂定为季刊,一年四期,出版日期分别为每年的410日、710日、1010日、110日,出版后上报教育部社科中心和上级有关部门。

2、按教育部基地建设要求,每个基地必须每半年出一份工作和成果简报,一年共2期。每期寄交5份成果简报。上报时间为:第一期成果简报630日寄交教育部社科中心;第二期成果简报1230日寄交教育部社科中心。

本制度由中心办公室制定,解释权归办公室。本制度由公布之日起实施。

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